1、 河北永昕鍋爐有限公司檔案資料采取集中管理制度，在辦公室屬下設資料室，負責公司所有各類檔案資料的建檔立卷工作，有特殊規定者除外，

2、 常用文件采用紙質和微機存儲兩種方式。

3、 文件資料應分類保存，紙質文件應注明類別、頁碼，形成時間和份數，分發部門和人員，微機存儲文件應注意保密性。

4、 資料室負責把各類文件、資料、檔案按類別裝訂成冊或裝入檔案袋，文件盒，編寫目錄，注明頁碼，份數、存放日期和有效期。有分發在外的注明分發的部門或人員及份數，有些資料應有適當的備份。

5、 各部門自存的檔案應當按照類別編寫目錄，注明頁碼、份數、形成時間，分門別類裝入檔案袋、文件盒，禁止在桌上，抽屜中亂堆亂放。檔案資料_有專人負責，設定專柜。部門自存的檔案資料在資料室不設備份的情況下，應當交一份目錄存檔備查。

6、 取用檔案_由部門領導簽字批條，經辦公室主任批準，取用文件后簽字并注明歸還日期。

7、 圖紙、營銷計劃、客戶資料等需要加密保存的，_采取設密碼，雙人存取等形式，防止內容泄漏。

8、 永昕鍋爐公司的印刷品，宣傳品產品說明書、音像資料等，保管權在資料室。取用分發等由總經理或總工批準，隨產品附贈客戶的除外。

9、 規范檔案資料的清退，流轉、銷毀、交接制度，部門文件應定期清退到檔案室管理文件流轉有相關人員簽字。失效文件在報請總經理批準后，由辦公室主持當眾銷毀。人員變動辦理交接_清點文件并在交接單上雙方簽字。